Gæsteregistrering til virksomheder
Gæsteregistrering til virksomheder

Der er mange mellemstore virksomheder i Danmark, som stadig har en bemandet reception. Snart kan det være slut, da gæsteregistreringssystemer bliver mere og mere populært i virksomheder. Et gæsteregistreringssystem kan erstatte eller optimere en reception eller indgang.

Hvad er et gæsteregistreringssystem?

Et gæsteregistreringssystem er et system, hvor gæster i virksomheder kan melde deres ankomst. Værten kan derefter blive notificeret på forskellige måder om, at gæsten er ankommet til virksomhedslokationen. Der findes mange forskellige gæsteregistreringssystemer. Nogle systemer har til formål at erstatte en receptionist, mens andre har til formål at effektivisere receptionen, så gæster kan få hjælp hurtigere.

Et receptionssystem er oftest en eller anden form for skærm, som besøgende kan interagere med og udfylde deres personlige oplysninger. Skærmen kan være en iPad eller en anden skærm med touch, eller også kan det være en computer med tastatur. Systemet kan notificere værten, som i de fleste tilfælde er en medarbejder, og herefter kan værten tage til indgangen eller receptionen og hente gæsten.

Der findes mange forskellige typer virksomheder med vidt forskellige behov, og derfor er det en god idé, at have en klar indikation på, hvilket behov man har som virksomhed, inden påbegynder en dialog med en receptionssystemleverandør. En fødevarevirksomhed har fx anderledes regler for besøgende end en bankvirksomhed.

Grundet forskelligheden i behov, så er der heller ingen fast forklaring på, hvad et gæsteregistreringssystem er, og hvad det skal kunne.

Gæsteregistreringssystem til virksomheder - Få en masse funktioner
Gæsteregistreringssystem til virksomheder – Få en masse funktioner

Hvad kan et gæsteregistreringssystem?

Hvis vi skulle nævne alt det, som et gæstehåndteringssystem kan, så ville det blive en lang artikel. Derfor har vi valgt at beskrive nogle af de mest populære funktioner, som er mest brugt af erhvervskunder.

Overordnet kan et gæsteregistreringssystem sørge for kommunikationen mellem en gæst og en vært. Værten bliver bevidst om en gæsteankomst eller tilstedeværelse. Bevidstheden om gæsteankomst kommer af, at værten bliver notificeret. Dette kan ske ved, at værten modtager en e-mail om den besøgendes informationer, en SMS eller en chatbesked på et digitalt medie. Særligt Microsoft Teams bliver benyttet i flere og flere virksomheder, og her kan man blandt andet også skabe en integration, så en medarbejder får en chatbesked om en besøgendes ankomst.

Gæstekort til gæsteregistrering

Mange gæstesystemer kan også printe gæstekort ud, som gæster kan iføre sig, så andre medarbejdere kan se, at det er en gæst der er tilstede. Det kan også fungere som et navneskilt, hvis der er mange gæster til stede, og man ikke kan navnene på alle deltagere. Et gæstekort kan også indeholde en QR-kode som man kan benytte til komme i gennem checkpoints i en virksomhed.

Hvis sikkerheden fx er vigtig i en virksomhed, og gæster skal have begrænset adgang, så kan man benytte QR-koder til at låse døre op. Det kan fx være, hvis den besøgende er en reparatør, som skal udføre noget arbejde i en produktionsvirksomhed, og derfor skal have adgang til nogle lokaler, som normalvis kun må besøges af medarbejdere.

Forhåndsregistrering af gæster

Forhåndsregistrering af gæster kan være en stor fordel at benytte. Dette kan nemlig være med til at gøre indtjekningsprocessen hurtigere for gæster, og efterlade et professionelt indtryk. Forhåndsregistreringen kan få gæsterne til at føle sig ventede og velkommen i en virksomhed.

Der findes forskellige tilgange til forhåndsregistreringer i forskellige gæsteregistreringssystemer. I nogle systemer kan værter gøre det i back-end delen af systemet, mens andre har skabt integrationer til fx Outlook eller G Suite. Fordelen ved integrationen til et mail-program er, værterne kan forhåndsregistre gæster mens man laver en mødeindkaldelse.

Medarbejderintegration til gæsteregistreringssystem

Nogle få gæsteregistreringssystemer tilbyder også en medarbejderintegration. Dette kan være for virksomheder, hvor det er relevant at tjekke medarbejdere ind, og få et overblik over hvornår medarbejdere kommer og går.

Det kan ligeledes være via en Active Directory integration. Dette kan gøre, at medarbejdere automatisk bliver tilføjet som værter, når de fx er i Azure AD fra Microsoft.

Gæsteregistrering og GDPR

Der findes også nogle gæsteregistreringssystemer med NDA-underskrivningsfunktioner. Nu om dage er GDPR-lovgivningen vigtig at overholde for virksomheder, og derfor skal man i nogen tilfælde som besøgende i virksomheder underskrive en fortrolighedserklæring, non-disclosure agreement og samtykkeerklæring. Kært barn har mange navne. Denne erklæring kan underskrives i indtjekningsprocessen.

På gæsteregistreringssystemet iReception kan gæster underskrive med fingeren, så de faktisk underskriver ‘rigtigt’. Erklæringerne kan derefter gemmes som PDF-dokumenter, så virksomheden kan holde styr på deres gæsters accept. Langt de fleste virksomheder i Danmark kunne benytte sådanne en funktion i en eller anden grad, da man i nogen tilfælde opbevarer personfølsomme data. Særligt i fødevarebranchen er denne funktion ofte brugt.

I nogle gæsteregistreringssystemer kan man også opbevare gæsteinformationer. Så når gæsten er tjekket ud og kommer igen inden for en given periode, så skal gæsten blot skrive noget af sit navn, og så kan gæstesystemet huske gæsten. På denne måde blive indtjekningsprocessen hurtigere. Derfor skal GDPR-lovgivningen fortsat overholdes, hvorfor nogle gæsteregistreringssystemer også tilbyder automatisk sletning af gæsteinformationer.

Evakuering af gæster med gæsteregistreringssystem

Hvis du repræsenterer en større virksomhed, som fordeler sig på flere etager eller dækker over et større areal, så er det måske værd at overveje at integrere evakuering med et gæsteregistreringssystem. Nogle leverandører af visitor manegement systemer tilbyder også evakueringsfunktioner. I gæsteregistreringssystemet iReception kan man tilføje en evakueringsfunktion som gør, at besøgende kan få en SMS tilsendt med en evakueringsbesked, så besøgende ved hvor man skal gå hen ved tilfælde af evakuering. Dette kræver naturligvis, at man beder gæsten om at udfylde deres mobiltelefonnummer ved indtjekning.

I SMS-beskeden kan man som administrator skrive en vilkårlig tekst, som sendes til gæsterne. Beskeden kunne lyde følgende.

“Der er brand i bygningen. Forlad venligst bygningen ved indgang C.”

Gæsteregistrering med smartphone

Et tiltag som er kommet fra gæsteregistreringssystemet iReception er, at gæster kan tjekke ind ved at benytte deres telefon. Dette blev lavet grundet den globale pandemi som gjorde, at man skulle mindske skærmberøring for at mindske smitterisikoen.

Efter vores oplysninger, er det kun iReception der kan tilbyde denne funktion, og den giver god mening at benytte. Funktionen fungerer ved, at en besøgende går over til standeren. Herefter tages telefonen frem, og så scannes en QR-kode på skærmen. Dette åbner et indtjekningsforløb, som gæsten kan udfylde. På denne måde tjekker gæsten ind uden at være i berøring ved skærmen.

Hvorfor skal man investere i et gæsteregistreringssystem?

Din virksomhed skal først og fremmest investere i et gæsteregistreringssystem for at skabe mere sikkerhed. Sikkerheden kommer som tidligere nævnt af, at man med et visitor management system kan holde styr på hvilke gæster der er til stede i virksomhedslokationen. Samtidig giver det også mulighed for at kunne evakuere gæster hvis der skulle opstå farlige situationer der kræver evakuering.

Dertil ser vi også en klar tendens til, at flere og flere virksomheder bliver klar til at udfase den klassiske reception. Der er også eksempler på virksomheder, som både har fjernet receptionen og ikke har erstattet den med et gæsteregistreringssystem.

Vi lever efterhånden i et samfund hvor vi bliver mere vant til at automatisere vores gøremål. Vi er vant til at skulle klare mange ting selv. Fx kan man nu handle i supermarkeder og selv scanne og betale varerne. Vi har også været vant til i flere år og skulle trække et nummer på apoteket eller i kiosken og bageren. Vi tror, at det bliver lige så normalt at benytte gæsteregistrering i fremtiden, som det er at skulle scanne og betale, eller trække et nummer.

Hvad koster et gæsteregistreringssystem?

Det er svært at komme med nogle konkrete priser på et gæsteregistreringssystem. Selve prisstrukturen plejer normalt at være delt op i tre områder.

  • Oprettelsespris. Dette er som regel et engangsbeløb, som betaler for opsætningen af gæsteregistreringen efter behov og ønsker. Dette beløb kan gå til en programmør eller en opsætningsekspert som kan hjælpe med at implementere virksomhedens brand.
  • Månedlig ydelse. Det er ikke unormalt, at man skal betale for et receptionssystem på månedlig basis. Udgiften dækker over alle de funktioner og ydelser, som er tilgængelige. Dette kan være SMS-og mailnotifikationer.
  • Hardware og stander. Et gæsteregistreringssystem er som regel opsat i en fysisk løsning. Her findes der mange forskellige løsninger. Nogle systemer kører som en applikation der kan downloades på tabletenheder. Her kan man finde standere til eksempelvis iPads. Andre systemer kører på en større touchskærm, som måske er specialbygget ind i en stander. Disse kan være omkostningsfulde. Hvis man ønsker gæstekort, så skal man også købe en labelprinter, som kan printe gæsteinformationerne ud.

Normalvis vil man altid gå efter det billigste produkt på markedet, men sådan bør det ikke være når det kommer til et gæsteregistreringssystem. Der findes nemlig et hav af forskellige systemer, hvor nogle kan være af lav kvalitet.

Man skal huske på, at gæsteregistrering vil være noget af det første gæsterne møder. Derfor er det vigtigt, at kunden får en god oplevelse med systemet. Brugervenligheden skal være i top, og selve gæsteregistreringen skal fungere uden problemer.

Man kan ikke komme udenom, at der er en forskel på at blive mødt af en receptionistmedarbejder, mod at skulle interagere med en touchskærm. Derfor er det også vigtigt, at den fysiske del af gæsteregistreringen er flot og indbydende. Dertil skal man også placere den fysiske del et sted, hvor gæsterne naturligt ville bevæge sig hen ved ankomst til en virksomhed.

Det er en god idé at prøve at sammenligne de udgifter man har til receptionen på nuværende tidspunkt, med de udgifter der vil være i forbindelse med at have et gæsteregistreringssystem. Det er også essentielt at overveje, hvordan et gæsteregistreringssystem kan løfte serviceniveauet.

Et gæsteregistreringssystem kan naturligvis ikke det samme, som en receptionsmedarbejder kan. Derfor kunne man overveje, om man skulle ændre arbejdsstillingen for receptionsmedarbejderen til at blive en administrativ medarbejder.

Gæsteregistrering fra iReception
Gæsteregistrering fra iReception

Det bedste gæsteregistreringssystem i Danmark

Dette er udelukkende vores egen holdning. Vi anbefaler, at prøve nogle forskellige leverandører.

I vores optik er gæsteregistreringssystemet iReception det bedste på markedet. Dette skyldes, at iReception løbende udvikles efter kundernes ønsker. Dertil findes alle de funktioner der er nævnt i denne artikel i dette gæsteregistreringssystem, samt mange flere.

Ydermere kan man finde over 30 forskellige integrationsmuligheder, som blandt andet omfatter integration til Outlook, Teams, G-Suite, Azure AD, Slack og mange flere. Der er også mulighed for at arbejde med API og Webhooks, som åbner endnu flere muligheder for at skræddersy et gæsteregistreringssystem til en virksomhed.

iReception er et eksklusivt gæsteregistreringssystem, som allerede bliver benyttet af flere større velkendte virksomheder. Flere af kunderne har været kunder i flere år. Den primære årsag til dette er lige netop, at systemet løbende bliver opdateret efter kundernes ønsker, som man kan indsende til systemudviklerne.

Hvis du er interesseret i at læse mere om iReception, så klik på knappen herunder.

Hvis du synes, at tips og tricks til virksomhedsdrift er interessant, så kan du læse flere af vores artikler ud her.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.

Du kan måske også lide
Find den rette revisor til din virksomhed

Find den rette revisor til din virksomhed

Det er vidt forskelligt hvordan virksomhedsejere vælger at håndtere deres økonomi. Nogle enkeltmandsvirksomhedsejere vælger selv at lave årsregnskab, mens andre anpartsselskabsejere har revisionspligt, hvis de har en mellemstor virksomhed. Ydermere er det også individuelt, hvordan man vælger at bogføre og gør benyttelse af revisorydelser. I denne artikel kan du læse mere om, hvordan du finder den helt rette revisor til din virksomhed.
Find det rette kontorfællesskab eller kontorhotel i 2022

Find det rette kontorfællesskab eller kontorhotel i Danmark

Et kontorfællesskab eller kontorhotel egner sig godt til iværksættere og virksomhedsejere. Læs mere om kontorfællesskaber her, og hvilke faciliteter man kan få.
Kontormøbler og kontorartikler til virksomheder i Danmark

Kontorartikler og kontormøbler til virksomheder

Denne artikel indeholder affiliate links. De fleste danske virksomheder har i en…
Er erhvervsforsikring lovpligtigt?

Er erhvervsforsikring lovpligtig?

Som virksomhedsejer kan det være en jungle og finde rundt i, hvilke erhvervsforsikringer der er lovpligtige, og hvilke der ikke er. I denne artikel får du et overskueligt overblik over lovpligtige erhvervsforsikringer, som man skal have jf. den danske lov.