ABC-analyse (Forklaring)

I dette indlæg fokuserer vi på sorteringsanalysen ABC-analyse, som kan benyttes af virksomheder til flere forskellige formål. Nogle virksomheder benytter analysemetoden til at fastlægge en differentieret styring af lagerdisponering og indkøb, mens andre benytter den til at differentiere kundesegmenter.

En ABC-analyse er en sorteringsanalyse, som oftest anvendes til opdeling og segmentering af data i forskellige grupper efter nogle opsatte variabler og kriterier.

Udgangspunktet af en ABC-analyse kommer fra Vilfredo Pareto, som udviklede 80/20 reglen. Pareto opdagede nemlig, at mange situationer blev styret af et fåtal af elementer. Derfor mener Pareto, at hvis man formår at kontrollere og styre de vigtige elementer, kan man styre hele situationen.

Hvis man kaster et blik på indkøbsstyring som helhed, vil man finde ud af, at 80% af en indkøbsvolumen stammer fra 20% af varebeholdningen. Modsat kan man antage, at hvis man kan kontrollere 20% af varerne, så kan man også kontrollere de 80% af indkøbsvolumen.

Dog er kriteriet for sådanne en analyse, at man tager udgangspunkt på det årlige indkøbsvolumen.

Man kan klassificere kunder og varer efter modellen ved at inddele disse i grupper:

• A: Meget vigtige
• B: Mindre vigtige
• C: ikke vigtige

Der findes flere forskellige analyseteknikker, som tilpasser sig virksomheder i forskellige brancher. Analysen benyttes blandt andet til taktisk og strategisk planlægning, styring, logistik og budgettering. Vi har listet en række forskellige analyseteknikker herunder:

• Analyse af virksomhedslagre
• Analyser af kunder og kundesegmenter
• Analyse af leverandører
• Analyse af budget, investeringer og/eller omkostninger
• Analyse af interne arbejdsressourcer
• Analyse af bestemte varegrupper

Mange typer virksomheder bør lave en ABC-analyse, fordi virksomheder har mange typer kunder, som gør at en virksomhed kan miste overblikket, og dermed kan skabe udfordringer i fordelingen af ressourcer. De fleste virksomheder skal nemlig bruge ressourcerne der, hvor de vigtigste og største kunder er, eller der, hvor lagerstyringen er vigtigst.

Dertil er analysemetoden også med til at skabe en forståelse af en virksomheds kernekunder, hvorfor det også bliver nemmere at definere nogle mål, ud fra om kunderne er i kategori A, B eller C. Et eksempel kunne være, at kunder i kategori A skal have øget fokus på god service, så man gør en ekstra dyd af at servicere kundernes behov, så de på sigt fortsætter med at være kunder i kategori A.

I salgsøjemed kunne man også sætte mål om, at sælgere skal være i dialog hver måned med kunderne i kategori A, mens sælgerne skal være i dialog med kunderne i kategori B hvert kvartal, og sidst at sælgerne skal være i dialog med kunderne i kategori C hvert halve år. Man kan i øvrigt benytte et CRM-system til at pleje kundekontakten.

Vi har udarbejdet en liste med elementer, som er værd at huske på, når man gennemfører en ABC-analyse.

Hvis man tænker en ABC-analyse ind i lagerstyring er det vigtigt, at man udfører analysen ofte, da der som regel sker forbedringer. Særligt første gennemførsel af analysen giver markante forbedringer. Det allervigtigste er dog, at vedligeholde analysen og gøre det til en tilbagevendende planlagt proces.

Det er svært at komme med en præcis anbefaling til analysegennemførsel, men det afhænger i høj grad af hvilket type lager en virksomhed har, og dertil hvor ofte der forekommer vareudskiftning. På mindre lagre bør man gøre det hver måned eller kvartal. Hvis der er tale om større virksomhedslagre, er der nogle der gør det hver eneste uge.

Grundidéen ved at ændre vareplaceringer er, at lagermedarbejdere skal holde fokus, og ikke bliver forvænt til lagervareplaceringerne, så der kan opstå plukfejl af varer. Dertil øges effektiviteten naturligvis også.

Hvis man benytter en ABC-analyse til at opdele kunder i vigtighed, er det svært at komme med et reelt bud på, hvor ofte man bør opdatere og gennemføre analysen igen. Er man eksempelvis en virksomhed, som har en fast kundebase, så bør man måske kun gøre det årligt. Har man tværtimod flere tusinde kunder, hvor der ofte kommer nye til, så bør man måske gøre det hvert kvartal. Man kan eventuelt inddrage en ABC-analyse i forretningsmodellen Business Model Canvas.

Der findes flere eksempler på virksomheder, hvor det har været de forkerte medarbejdere, som har udført analysen. I nogle eksempler har det været virksomhedsejerne, der har udført analysen, uden at have et indgående kendskab til den generelle lagerstyring. Andre gange har det været lagerpotentiale, som ikke har et indblik i salgstal, men kun lagersystemet.

Før man påbegynder en ABC-analyse, skal man finde frem til det personale, som har et indgående kendskab til lager og salg. Et samarbejde mellem disse afdelinger, kunne give en god effekt, da man via samarbejdet har et indgående kendskab til opbygningen af lageret, samt nogle reelle salgsstatistikker, der giver indikationer på, hvilke produkter der sælges mest. Især lagerpersonale som står for varemodtagelse, har en stor betydning for en ABC-analyse.

Hvis man opdeler kunderne i en ABC-analyse, er det igen salgsafdelingen man bør have fat i. Det kunne typiske være Key Account Managere, der tager sig af A-kunder, mens Account Managere tager sig af b- og c-kunder.

Hvis en virksomhed kører kampagner på bestemte varer, bør disse varer stå i en god position for lagerpersonalet, da man oftest regner med, at kampagner fører til øget salg. Det er ikke ideelt at medtage kampagner i en ABC-analyse, da varerne kan ligge spredt ud over et lager, når kampagnen er i gang.

Derfor opfordres virksomheder til, at sørge for en løbende tæt dialog mellem salg og lager, så man separerer kampagnevarer. Ellers kan der opstå brandslukningsarbejde, når kampagnen er i gang.

Hvis man opdeler kunder i en ABC-analyse, og man har flere projektsalg, så bør man revurdere, hvor vidt om man skal inddrage alle projektkunder i analysen, hvis projektsalget ikke varer i lang tid. Hvis man tværtimod kun har projektkunder eller inddrager projektkunder alligevel, så er det en klar indikation på, at man bør udføre en ABC-analyse ofte.