De fleste medarbejdere har prøvet at deltage i møder, hvor man bliver irriteret over, at en leder informerer om en række tiltag eller beslutninger, hvor der skulle have været en fælles dialog forinden. Dertil opleves der også mange ustrukturerede lange møder, hvor kun halvdelen af dagsordenen opnås. I denne artikel kan du læse, hvordan man som leder kan ændre formen på møder, så der skabes engagement, vilje, lyst og accept.
Som leder er det vigtigt at anerkende, at deltagerne er vidt forskellige. Hvert individ kan agere forskelligt, have forskellige funktioner og generelt have forskellige følelser forud for et møde. Derfor kan man måske tvivle på, om det overhovedet er muligt at designe et møde, der tilfredsstiller alles ønsker og behov? Det er vi overbevist om, at man godt kan. Det handler nemlig om at forventningsafstemme, og være informerende om, hvad meningen er.
Engager mødedeltagere
Engager mødedeltagere
I ovenstående afsnit nævnes det, at forventningsafstemning kan være et godt udgangspunkt for at skabe engagement hos deltagerne, og dette kan man gøre på følgende måder:
- Spørg ind til, hvad medarbejderne mener, oplever og forventer
- Afsæt tid til at undersøge, om det overordnede formål giver mening
- Giv plads til medarbejdernes inputs
Når et møde starter skal man sørge for, at det er en aktiv indtjekning, så alle deltagere oplever at være tilstede, og ikke har hovedet et andet sted. Det skal foregå ligesom en lufthavnsindtjekning. Når man skal ud og rejse starter man altid med indtjekning, og man har nogle klare forventninger til rejsen. Det samme skal gælde ved møder, hvor deltagerne skal tjekke ind.
Man kan derfor undersøge, hvad hver enkelt deltager bidrager med, hvilke roller de påtager sig, og hvordan deltageren vil sikre, at der bidrages med fremdrift på området som mødet handler om.
Undervejs i mødet er det vigtigt, at man som leder har et åbent kropssprog, og skaber en positiv stemning. Det er naturligvis ikke alle møder, hvor agendaen er positiv. Dog kan man godt invitere til et proaktivt samarbejde, hvor det er lederens job at aktivere medarbejderne.
Inden afslutningen skal lederen sikre sig, at alle deltagere er indforstået med de tiltag, ændringer og indhold som er diskuteret undervejs. Det er svært at gøre alle medarbejdere glade, og derfor skal man som leder som minimum sikre sig, at alle er indforstået med hvad man er kommet frem til.
Det rette mødelokale
Når man skal afholde møder for medarbejdere er det vigtigt, at det fysiske miljø fremstår professionelt og behageligt. Et dårligt lokale med dårlige møbler kan påvirke stemningen, og skabe dårlig energi. Med de rette møbler kan man altså skabe den rette stemning. Du kan læse mere om kontormøbler og indretning her.
Vi har skrevet en artikel om bogen 'Håndbog for ledere' som handler om, hvordan man kan blive en bedre leder, eller få flere værktøjer du kan benytte til ledelse. Læs artiklen her.
